For oss er det essensielt at dere er trygge og føler dere er godt ivaretatt her hos oss. Vi tilbyr derfor to fysiske møter utover visning og dagen før bryllupet gjennomgang. Mail og telefon så meget dere ønsker. Møter utover dette blir fakturert kr. 1’500,-. Følg oss gjerne på Tiktok, der har vi samlet mange videoer med gode råd for bryllup. På selve dagen skal dere sitte tilbake og bare nyte det som skjer og alt som blir sagt og gjort. Denne dagen kommer ikke i reprise og den går fort. Som en brudgom beskrev det: Som å kjøre i en tunell i 80 km i timen uten mulighet til å verken bremse eller stoppe opp litt for å summe seg!
Vi har samlet noen punkter som følger som oppslagsverk til den store dagen.
Har vi Kvilhaugen Gård for oss selv?
Mange spør om man er alene på gården – veldig sjelden er det kun et selskap her. Vi fyller gården med alle typer selskap. MEN alle selskap er i sitt eget lokale og forstyrrer derfor ingen andre. Uteområdene er for alle så her er det bare å knipse avgårde og skape nydelige fotominner med byen som bakteppe. Verandaen utenfor Hovedhuset er det kun de som er i Hovedhuset som kan benytte, ellers er det fritt frem.
Toastmaster
Foruten om brudeparet (og oss på Kvilhaugen) blir dette den viktigste personen for kvelden. Denne personen skal lose selskapet trygt og sømløst gjennom middagen. En stor oppgave, så tenk nøye gjennom hvem dette kan være. En god toastmaster er ikke den personen med flest vitser, men en som er tydelig og klar. Vi har selvsagt utarbeidet en kjøreplan mal som vi med glede sender ut til toastmaster. I forkant av bryllupet, når kjøreplan er satt er det ønskelig med en dialog med toastmasteren. Dette for å sikre at vi sammen kommer i mål på en super måte.
Blomster
Vi har kjøler til blomster – levering skjer enten sammen med resten av pynten eller etter avtale med daglig leder. Vi har vaser, både store og små, lån av disse må avtales på forhånd, dette gjelder spesielt store selskap.
Pynting av lokalet og bord
Er det ledig kvelden før er dere velkommen til å pynte selv. Er lokalet i bruk kvelden før kommer dere inn med alt og vi pynter når vi dekker. Bordkort må ligge i rekkefølge i henhold til oppsatt bordplan.
Allergier og tilrettelegging av mat meldes inn sammen med bestillingen av mat og da senest en uke før selskapet. Allergener er merket på hver rett i menyene våre, vi følger de 14 allergener fra Mattilsynet. Vi har både vegetar og veganer vennlig mat men vi må varsles på forhånd også om disse.
Minglemat
Mange ønsker at gjestene skal ha noe å spise på mens de venter på brudeparet. Om det er nødvendig? Vår erfaring tilsier at det er hyggelig dersom ventetiden er noe lang på Kvilhaugen før middagen skal serveres.
Alternativ 1: Oppskjært frukt og sjokolade
Alternativ 2: Oppskjært frukt, sjokolade, focaccia brød, Aioli og oliven
Alternativ 3: Oppskjært frukt, sjokolade, focaccia, oliven, aioli, serranoskinke og Manchego.
Meny
Valg av meny må meldes inn sammen med allergier minimum en uke før. Menyene ligger påwww.kvilhaugen.no/meny og dere kan her mikse mellom de forskjellige menyene om det er ønsket. Med andre ord, dere står fritt å sette sammen etter eget ønske av de satte menyene. Barnemeny ligger tilgjengelig på hjemmesiden vår. Det er fullt mulig å bestille halv porsjon til barna, men kun på hovedrett.
Menysmaking
Det er mulig å komme inn på menysmaking hos oss. Da velger dere ønsket meny og vi avtaler ettidspunkt for smaking. Månedene mai – juni og desember er det veldig fullt her så smaking må skje utenfor disse månedene. Smakingen koster 495,-
Nattmat
Noen bruker det, andre ikke, her finnes det ingen tommelfinger regel. Men, om man ser for seg at middagen begynner 1600 og tar 4 timer så er klokken 2000 når den er ferdig. Kaker fra 2100 – 2200 maks. Da er det mange timer uten mat til klokken 0200 når vi stenger baren. Mest vanlig er pølse med brød eller kjøttkake på gaffel. Hvorfor? Fordi det er mat som ikke krever kniv og gaffel eller at man må sitte ned for å spise.
Drikke
Det er viktig å tenke på hvor mye drikke man skal inkludere og når gjestene skal begynne å betale hver for seg.
Hva er vanlig? De fleste velger å dekke drikke under maten så kjøper gjestene selv når kake/kaffe begynner. Andre har bonger, her kan man ha bonger til kun øl/vin eller hva som helst i baren. Vi har skjenkebevilling så hos oss er det ikke mulig å ha med egen drikke av noe slag.
Hvor mye drikke går det under en middag? Dette kommer an på selskapet. Er det mye taler? Drikker alle alkohol? Budsjettet avgjør også en del. Om man velger såkalt friskjenk – vi passer på det er drikke i glassene – ender man på et snitt på 4 glass per person. Friskjenk betyr IKKE at vi skjenker hele tiden. Vi har faste skjenkerunder. Har dere bestemt et glass til hver rett så er ikke det noe problem, vi avtaler da med toastmaster når vi skal skjenke. Det er opp til dere å avgjøre. Baren er ikke åpen under selve middagen, men åpnes etterpå. Skulle behovet for gjestene være dere, har vi en bar i 1.etg som er åpen til enhver tid.
Musikk
Her har dere flere valg. Det er fullt mulig å ha med seg trubadur, DJ eller å spille fra Spotify. Musikere må ha med eget utstyr og kan ikke bruke våre anlegg. Musikere avtaler med oss direkte angående rigg/nedrigg etc. På låven kan DJ koble seg på vårt anlegg men ikke i de andre lokalene. Tillegg i kostand for å ha DJ eller band er kr. 3500,-
Mikrofon/prosjektor og lerret
Vi har mikrofon, prosjektor og lerret som kan benyttes. Veldig lurt å komme en tur etter avtale for å sjekke at din PC funker på vårt utsyr. Viktig at teknikken spiller på lag og at eventuelle overganger er korrekte.
Vielse på gården
Lokasjon fee: 5’500,-Ute eller inne? Avgjørelsen må taes på torsdag i forkant av bryllupet. Vi har et BOSE anlegg til leie kr.500,- som kan benyttes under vielsen .Vielses gjennomgang med vigsler er mulig, dette avtales med daglig leder.
UTE: Vi setter opp stolene som i kirkeform, setter frem en bue, stoler til brudefølget, eventuelle musikere og vigsler og vigselsbord samt rød løper
Inne: Vi setter opp stolene som i kirkeform, bue om plass, stoler til brudefølget, eventuelle musikere, vigsler og vigselsbord samt rød løper.
Stoltrekk
Vi har stoltrekk, kr 60,- per trekk. Det er ikke mulig å komme med egen trekk.
Kakelevering
Merk kakene med navn og lokale for ditt selskap. Kakene leveres enten dagen før eller ved ankomst til selskapet. Kakene leveres helst på baksiden, mot parkeringsplassen, se etter et kakeleveringskilt. Eventuelt inne i restauranten til en av våre flotte kollegaer. Kakene må være ferdig pyntet da man ikke får tilgang til kjøkken hos oss. Alltid et unntak av regelen: Pavlova. Ta med krem og bær separert så monterer vi Pavlova før servering. Kakene oppbevares så klart på kjøl eller i frys.
Oppbevaring gaver og kaker til dagen etter
Gaver og kaker kan hentes dagen etter i åpningstid. Kakene settes på kjøl etterat kakespising er ferdig. Det er selvsagt fullt mulig å ta med seg alt samme kveld.
Frister
Alle detaljer skal være oss i hende en uke før arrangementet. Det være seg mat, drikke, ankomst,allergier etc. aller siste frist for de siste endringer uten å bli fakturert er to dager før klokken 12:00.
Oppgjør
Enten kan dere betale på faktura i etterkant eller med kort samme kveld. Faktura adresse meldes inn i god tid før arrangementet. Gjør oppmerksom på at det kommer et fakturagebyr på kr. 90,-